Publié le 6 juin 2018

Préparer la rentrée – Gérer mon stock

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4 méthodes très différentes pour optimiser selon vos ressources la gestion du prêt des manuels scolaires

 

 

Ils nous font confiance pour la solution de gestion Web personnalisée, Cristal Web

 

Témoignage de Mme Mlynczak 

sur la gestion du prêt des manuels

Retour d’expérience et conseils sur la gestion des manuels et des périodiques au Groupe Scolaire Saint Vincent à Châtillon Sur Seine.

Pouvez-vous nous préciser votre mission au sein de votre établissement ?

Je suis professeure documentaliste dans un CDI, au sein d’un lycée polyvalent qui fait à la fois collège et lycée, et qui intègre également des filières professionnelles et technologiques, ainsi qu’un CAP coiffure. C’est un établissement de campagne, avec un petit effectif d’environ 350 élèves. En tant que professeure documentaliste, j’ai, entre autres, la mission de la gestion du fond documentaire, et la gestion des manuels scolaires. Dans notre « petit » établissement, la vie scolaire est très fournie et c’est donc le professeur documentaliste qui gère les manuels.

Comment avez-vous connu LDE et depuis combien de temps êtes-vous partenaire ?

Nous travaillons ensemble depuis 2014, parce que LDE nous a toujours proposé des services qui nous faisaient gagner énormément de temps. La gestion des manuels scolaires, le côté numérique, le suivi avec les codes, tout ça c’était révolutionnaire pour certains de mes collègues. Personnellement je connaissais déjà LDE et le service Cristal à mon ancien poste, dans un gros établissement en Région à Dijon, et j’avais envie d’utiliser ces outils.
Les petites fiches et les petites croix, ce n’était plus possible. Le temps de convaincre les équipes et les gestionnaires, l’année suivante nous avons mis en place la solution Cristal, et nous avons gagné un temps hallucinant. Au lieu de mettre trois jours pour distribuer les manuels scolaires, nous mettons une journée et demi. La preuve par l’exemple a fait que nous avons poursuivi le partenariat jusqu’à aujourd’hui. Nous en sommes très satisfaits, chacun à notre niveau : moi pour le gain de temps, le directeur pour l’efficacité et le gestionnaire pour les coûts qui sont quand même tout à fait corrects.

 

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Retour d’expérience de M. Perrin sur les enjeux et

l’organisation d’une réforme

Retour d’expérience et conseils sur les enjeux et l’organisation d’une réforme, au collège Saint-Charles à Athis-Mons.

Au sein de l’établissement, je m’occupe de beaucoup de choses, notamment de l’achat des manuels scolaires, mais aussi de tout le recrutement, de la gestion de l’ensemble des surveillants (environ une cinquantaine), de toutes les sorties scolaires, et des groupes extérieurs qui viennent le week-end. Nous avons une centaine de classes. Avec les professeurs et les quelques 2700 élèves, nous sommes 3000 personnes sur le site tous les jours.

 

Comment concrètement avez-vous organisé la distribution de vos 12 000 manuels de la réforme ?

Tout se fait chez nous par division : il y a un responsable de division, un surveillant principal, et un surveillant attitré. Les commandes arrivent en général pendant les vacances, je reste au moins les 15 premiers jours de juillet. Je réceptionne tous les livres, je contrôle les arrivages, puis je distribue tous les livres division par division.

A leurs arrivées, aux alentours du 15 août, les responsables de division, le surveillant principal, le surveillant, et peut-être un ou deux surveillants supplémentaires, placent les livres sur les tables. Tout est scanné au départ, et chaque élève aura une pile de manuels sur sa table qui lui est attribuée. La manipulation est réalisée dans toutes les classes, pour tous les livres.

En général il faut au moins 4 jours par division. Chaque division compte en moyenne 350 élèves. Maintenant nous sommes bien rodés et nous allons plus vite, mais prendre chaque pile de livres, mettre un livre d’anglais, un livre de mathématiques, un livre d’allemand, un livre d’histoire géographie, ça prend du temps.

Dans cette organisation fastidieuse, qu’est-ce que LDE vous a apporté ?

Plutôt que de tout faire manuellement, on passe par le logiciel Cristal. C’est un plus, surtout au moment de la restitution des livres, tout est scanné en 3 secondes. On sait ce qui est à l’élève, s’il n’y a pas eu de mélange de livres. C’est un gain de temps énorme pour l’attribution et la restitution.

Au niveau de la restitution, je dirais qu’on gagne facilement une bonne journée. En une journée, tout est clôturé. Avant, il fallait quasiment trois jours.

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75 heures gagnées avec Cristal Web pour la gestion de vos manuels

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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