Publié le 27 mai 2018

Préparer la rentrée – Témoignage Mme Mlynczak

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L’interview de Aurore Mlynczak, Professeure documentaliste

Retour d’expérience et conseils sur la gestion des manuels et des périodiques au Groupe Scolaire Saint Vincent à Châtillon-sur-Seine.

Pouvez-vous nous préciser votre mission au sein de votre établissement ?

Je suis professeure documentaliste dans un CDI, au sein d’un lycée polyvalent qui fait à la fois collège et lycée,et qui intègre également des filières professionnelles et technologiques, ainsi qu’un CAP coiffure. C’est un établissement de campagne, avec un petit effectif d’environ350 élèves. En tant que professeure documentaliste, j’ai, entre autres, la mission de la gestion du fond documentaire, et la gestion des manuels scolaires. Dans notre « petit » établissement, la vie scolaire est très fournie et c’est donc le professeur documentaliste qui gère les manuels.

Comment avez-vous connu LDE et depuis combien de temps êtes-vous partenaire ?

Nous travaillons ensemble depuis 2014, parce que LDE nous a toujours proposé des services qui nous faisaient gagner énormément de temps. La gestion de manuels scolaires, le côté numérique, le suivi avec les codes, tout ça c’était révolutionnaire pour certains de mes collègues. Personnellement je connaissais déjà LDE et le service Cristal à mon ancien poste, dans un gros établissement en Région à Dijon, et j’avais envie d’utiliser ces outils.

Les petites fiches et les petites croix, ce n’était plus possible. Le temps de convaincre les équipes et les gestionnaires, l’année suivante nous avons mis en place la solution Cristal, et nous avons gagné un temps hallucinant. Au lieu de mettre trois jours pour distribuer les manuels scolaires, nous mettons une journée et demi. La preuve par l’exemple a fait que nous avons poursuivi le partenariat jusqu’à aujourd’hui. Nous en sommes très satisfaits, chacun à notre niveau : moi pour le gain de temps, le directeur pour l’efficacité et le gestionnaire pour les coûts qui sont quand même tout à fait corrects.

A quels autres services LDE faites-vous appel ?

Le suivi sur les abonnements : être obligé de passer par trois, quatre, cinq centres différents pour avoir le rappel des numéros, c’était une catastrophe au niveau temps.

Quant au renouvellement des abonnements, le gestionnaire trouvait ça pénible d’avoir à chaque fois une nouvelle facture à remettre au budget… c’était beaucoup moins visible.

L’abonnement LDE nous a parût assez pertinent, dans le sens où l’on a un devis avec l’ensemble des abonnements, et du coup, une facture unique. Le temps de gestion est largement diminué, tandis que l’efficacité et la lisibilité sont indéniables. Même pour le bilan d’activité, ça nous fait gagner du temps. C’est des petits bouts de temps, mais mis bout à bout, ça fait quand même un temps de gestion qui est largement rentabilisé.

En plus, via le site internet LDE, on commande tous nos manuels, tous nos fichiers et le fond documentaire du CDI au même endroit.

Aujourd’hui combien d’abonnements vous gérez et avec combien d’éditeurs différents ?

Nous recevons une vingtaine d’abonnements, partagé entre les payants et les gratuits, et venant d’une dizaine d’éditeurs différents. Le suivi et le renouvellement des périodiques, c’est en charge du professeur documentaliste et j’y passe un certain temps.

J’ai testé récemment un des nouveaux services que LDE propose, Cristal Périodiques, et pareil je me rends compte que c’est beaucoup plus clair : on a la possibilité de créer un devis global, regroupant tous les titres que l’on aimerait rajouter et renouveler pour l’année prochaine. Le calcul est fait directement, et les offres numériques sont bien visibles, même pour les hors-séries. On ne perd plus de temps à éplucher les catalogues et les flyers publicitaires que l’on reçoit par courrier. Là tout est clair et en face de nous. Et si l’on découvre un nouveau titre ou un nouvel abonnement, on a la possibilité de pouvoir immédiatement le chiffrer, ce qui est formidable.

On ne fait plus tout à la main, avec la calculatrice et le petit papier. C’est ce que je faisais auparavant, alors que maintenant je fais passer mon panier en devis, et « pof ! », j’ai un chiffre direct. Il me suffit de l’imprimer et de le donner au gestionnaire, pour qu’il puisse me faire un premier retour immédiat : « ok c’est possible » ou « il faudrait revoir ça et ça avant ». C’est rapide, on a quelque chose de très précis sur un document qui est déjà normé, et qui est bon pour être transmis à une hiérarchie pour la prise de décision. Ce n’est que du bénéfice pour nous.

Combien de temps pensez-vous gagner dans la gestion de vos abonnements avec le service LDE ?

Les années précédentes, quand je devais prendre les abonnements un par un, le temps de condenser, de faire des recherches internet pour vérifier si les prix et les offres étaient actualisés, les chiffrer, faire les totaux, puis faire un document pour le transmettre à ma hiérarchie, je pense que j’y passais bien deux heures, voire deux heures et demi.

Hier, j’ai mis un quart d’heure, donc je pense bien gagner deux heures, deux heures et demi. C’est assez hallucinant de voir le temps qu’on gagne.

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