Publié le 27 mai 2018

Préparer la rentrée – Achat et gestion des manuels par une MDL

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Plusieurs méthodes existent pour gérer le prêt des manuels scolaires

L’achat et la gestion des manuels scolaires peuvent se faire par un établissement, une maison des lycéens ou une association de parents d’élève.

Pour chaque cas, le choix des modalités de gestion du prêt est le résultat d’un arbitrage dépendant des ressources et des enjeux de l’établissement.

Distribution, attribution, application éventuelle de pénalités sont autant de paramètres à prendre en compte pour gérer efficacement le prêt des manuels et les stocks.

Plusieurs méthodes existent :

  • à la main
  • avec un fichier Excel
  • avec un logiciel de prêt
  • avec une solution Web personnalisée.

En parallèle, nous pouvons également proposer un service de livraison individualisée qui permet aux familles d’être livrées en sachets individuels à la rentrée. Dans ce cas, la maison des lycéens ou l’association de parents d’élève, passe les commandes via notre site Internet, réceptionne les manuels en sachets individuels et les distribue aux élèves.

Ils nous font confiance pour la gestion des manuels scolaires 

Témoignage* de M. Grosjean, gestionnaire et agent comptable

*recueilli en juin 2019

Retour d’expérience sur la gestion des manuels au lycée Charles Nodier à Dole.

Je suis gestionnaire du lycée Charles Nodier et agent comptable à Dole. Le lycée a été créé en 1960. A ce jour, nous comptons 760 élèves répartis en 24 classes dont 2 classes de BTS dans le domaine du tourisme.

Comment envisagez-vous la réforme du lycée en termes d’achat et de gestion de manuels ?

La Région Bourgogne-Franche-Comté avait mis en place un dispositif gratuité des manuels scolaires, dispositif qu’elle a fait évoluer vers une Aide au financement des supports pédagogiques. Il est possible désormais d’utiliser les fonds pour tous supports agréés par les enseignants (y compris les photocopies et les cahiers d’exercice) et depuis peu l’achat de ressources numériques est toléré. Par contre, le financement se limite maintenant à 20 € / élève ce qui ne permet pas de poursuivre la politique de gratuité qui prévalait jusqu’alors. Nous allons devoir sûrement nous poser la question de réactiver les modalités de gestion des manuels qui ont fonctionné par le passé. Notamment par une association de parents d’élèves qui gérait auparavant les manuels scolaires pour les élèves.

 

Vous envisagez donc une solution via une association de parents d’élèves, avec une participation des familles c’est bien ça ?

Actuellement, nous sommes dans l’incertitude : nous attendons les souhaits exprimés par les équipes pédagogiques et pour l’instant, plusieurs coordonnateurs de discipline nous ont expliqué que l’offre de manuels ne leur convenait pas et qu’ils préféraient différer les achats à l’année prochaine. Nous envisageons de consulter l’association des parents d’élèves qui se chargeait précédemment de la gestion des manuels pour préparer l’avenir et la fin de la gratuité.

Nous réserverons certainement la dotation de la collectivité régionale pour l’achat de cahiers d’exercices, de documents à trous, de photocopies, enfin tout ce qui pourrait aider l’enseignant dans sa pratique. Et pour les manuels scolaires, on reviendrait à la situation antérieure où ce sont les familles qui acquièrent les ouvrages, à leurs frais.

Nous inviterons bien évidemment l’association à recourir à l’application Cristal et aux solutions proposées par LDE dans le cadre d’un partenariat.

 

Quels conseils pourriez-vous donner à vos collègues ?

J’ai fait confiance à LDE et je ne le regrette pas. L’économie de quelques pourcents de remise par manuel n’est pas pertinente par rapport à l’offre de service qui est proposée. L’outil Cristal est très performant et simple d’utilisation. L’accompagnement proposé par LDE est sérieux et solide. Je sais pouvoir compter sur eux pour nous accompagner vers une nouvelle solution de gestion de nos manuels scolaires.

 

Lire l’interview en entier

 

Témoignage de Mme Meyer, professeure documentaliste et trésorière d’une MDL

Retour d’expérience sur la gestion des manuels scolaires en équipe au lycée Scheurer-Kestrer à Thann.

Quelle est votre mission au sein de votre établissement ?

Je suis professeure documentaliste dans un lycée d’enseignement général. Au niveau des collèges, ce sont souvent les professeurs documentalistes qui s’occupent des commandes de manuels scolaires pour l’établissement.

En lycée, dans notre Région, il n’y a pas de commandes de manuels scolaires puisque ce sont les familles qui achètent les manuels scolaires. Mais, nous proposons par l’intermédiaire du Foyer Socio-Educatif (FSE) dont je suis la trésorière, un service d’achat en ligne avec LDE, de manuels scolaires.

Nous proposons donc une fois par an, début juillet une bourse aux livres où on peut faire les commandes à LDE par l’intermédiaire du FSE.

Combien de temps consacrez-vous à la livraison individualisée ?

Au niveau de la commande, nous avons passé 3h avec un petit groupe de collègues ; en effet, je ne fais pas ça seule. Tandis que les professeurs enregistrent les commandes, en tant que trésorière, j’encaisse les paiements en chèques ou en liquide et je rédige les reçus.

Cette matinée de 3h pour passer les commandes est complétée par encore une journée pour vérifier tous les chèques et préparer les passages à la banque pour encaisser les paiements.

Ensuite, à la rentrée, quand les livres arrivent, comme c’est étiqueté individuellement, les livres sont déposés à l’accueil et c’est la personne de l’accueil qui s’occupe de contacter les jeunes et de la distribution. Une fois toutes les commandes arrivées, je procède au paiement de l’ensemble des factures.

Personnellement, ça ne me prend donc pas trop de temps, parce qu’il y a une collaboration entre tous et que dans l’ensemble les tâches sont très bien réparties.

Globalement, qu’est-ce que LDE vous a apporté dans la gestion de ces commandes individualisées ?

Ce qui est justement pratique c’est que la livraison est individualisée. Il n’y a pas besoin de revérifier qui a commandé quoi puisque le pack arrive au nom de l’élève.

J’apprécie énormément cette individualisation des livraisons, tout comme la commande en ligne qui permet d’enregistrer les coordonnées des élèves et une gestion individualisée au plus juste des besoins.

En effet, lorsque vous commandez des manuels en nombre pour une distribution par niveau comme cela se fait en collège où je travaillais avant, il faut comptabiliser au plus juste le nombre de livres par élèves, par niveau ou par matière alors qu’on n’avait pas toujours toutes ces données mises à jour. C’était donc plus compliqué.

Avec la commande en ligne, ça se fait pratiquement tout seul.

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